Почему бумага останется лучшим носителем информации

Что хранится в областном госархиве, как идет оцифровка документов и почему, несмотря на перевод бумаги в цифру, лет через семь встанет вопрос о расширении площадей архива?

Об этом мы поговорили с директором Объединенного государственного архива Челябинской области, крупнейшего в УрФО госархива, Игорем Вишевым.

— Игорь Игоревич, что хранится в региональном госархиве?

— Если в цифрах, то мы храним более 2,5 млн дел в трех зданиях. Общая площадь этих зданий — 12 тыс. квадратных метров. Более 7,5 тыс. квадратов — это архивохранилища. Мы как-то подсчитали, что протяженность всех архивных полок составляет более 45 километров.

Если о содержании, то я всегда говорю, что работа архива строится на трех китах. Первый — пополнение. Министерства, крупные предприятия, госучреждения по истечении срока ведомственного хранения обязаны передавать дела в архив. Ежегодно принимаем десятки тысяч дел. Бывает больше, к примеру, при ликвидации предприятий. Нам переданы архивно-следственные дела, в том числе репрессированных. В свое время, в начале 1990-х, ФСБ передала в архив около 30 тыс. таких дел.

По закону, данные по истечении 100 лет мы должны принимать и от ЗАГСов. Эта работа уже началась. Такого рода материалы очень востребованы. Второй кит — хранение. Хранить документы мы должны бережно и трепетно, при определенных условиях. Оптимальными параметрами для хранения бумаги считаются 55 % влажности и 19 градусов тепла.

Третий — использование. В год исполняем до 40 тысяч запросов разного характера. Это сведения для пенсии, награждения, записи о рождении, смерти, браках, имуществе и так далее. Отдельно — использование дел в научных целях, в том числе для выставок, публикаций в СМИ, книг, сборников.



— Какие самые старые документы хранятся в архиве?

— Есть документы 1730-х годов, практически с момента основания Челябинска. Также храним метрические книги церквей. Их у нас где-то 5,5 тыс. Наиболее старые датируются примерно серединой XVIII века. Это огромное богатство, которое пользуется большой популярностью у исследователей. Спрос есть и на дела по репрессированным родственникам. Если 75-летний срок миновал, то с делом может познакомиться любой желающий. До этого времени просим подтверждения родства.

В этом году закончим сканирование метрических книг. Все они будут оцифрованы. Эта работа идет в архиве уже несколько лет. Оцифровка даст возможность не выдавать подлинники в читальный зал, работать с ними удаленно, через интернет.

— Всё ли можно и нужно оцифровать?

— Это важное для нас направление. Конечно, стараемся оцифровать как можно больше. Но даже если весь фонд будет оцифрован, бумажные документы останутся на хранении. Ничего лучше бумаги для сохранения информации человечество пока не придумало. Какие бы ни были изобретены носители, все равно бумага остается самым надежным из них.

— Это какое-то личное отношение к бумаге или есть основания так считать?

— Основания есть. У нас хранятся бумажные документы, которым уже около 300 лет, и они пролежат еще столько же. Да, мы понимаем и реализуем курс на использование современных систем документооборота, уже начинаем принимать на хранение документы в электронном виде. Но бумага есть бумага. А электронный носитель… Ну вот случись какой-то сбой, вирусная атака, и где потом его искать?


Фото предоставлено ОГАЧО

— Но бумагу могут уничтожить, например, пожары…

— Такое, к счастью, бывает редко. В наше время вероятность пожара намного меньше, чем технического сбоя в сети. Тем более что в зданиях архива установлены современные системы пожарной сигнализации и пожаротушения.

И еще: бумага сохраняет следы времени, особенности того исторического периода, в который создавался документ. Электронный и сегодня, и через 100 лет выглядит одинаково. Например, дореволюционная бумага выглядит очень интересно, с водяными знаками, она высокого качества. Документы военного периода написаны перьевыми ручками или набраны на печатной машинке и так далее. Только взяв в руки подлинник документа, можно почувствовать дух времени.

В этом году в честь 100-летия архива в стену здания на Свердловском проспекте мы заложили капсулу времени. Ее можно будет вскрыть через 50 лет. В капсулу вложили разные носители: копии, видео, аудио, микропленку, тексты рукописные и на флешках. А в послании к потомкам указали, что, возможно, в 2071 году уже не будет технической возможности открыть флешку (как, например, сейчас дискету), но надеемся, что еще никто не отменит бумагу и русский язык и они свободно прочитают наше обращение.

— Сколько дел уже отсканировано и что оцифровывается в первую очередь?

— Как я уже сказал, в этом году завершим оцифровку дореволюционных метрических книг. Уже закончили оцифровку фонда Челябинской городской управы, заканчиваем — городской думы. Сканируем также дореволюционные документы крупных заводов, на очереди — карты, документы различных волостных правлений, в которых много биографической информации. Также ожидает своей оцифровки очень интересный фонд Челябинского духовного правления. Далее, скорее всего, приступим к оцифровке дел начального советского периода. Им нужно отдавать приоритет еще и потому, что создавались они на плохой бумаге, иногда даже на чайных обертках. После оцифровки подлинников документов заявителям можно будет выдавать их сканы, а также предоставить возможность работать с ними удаленно.


Фото из архива редакции

Конечно, чтобы оцифровать 2,5 млн дел, потребуется много лет. На сегодняшний день отсканировано порядка 25 тыс. дел. Работу, конечно, можно ускорить, если привлечь подрядчика. Но это, как понимаете, зависит от финансирования. Хотя, должен сказать, что в последние годы при поддержке Госкомитета по делам архивов Челябинской области финансирование заметно увеличилось. Это позволило нам провести ремонты, создать нужные условия для хранения и реставрации документов.

— А есть ли необходимость сканировать все документы? Какие-то из них наверняка уничтожаются за давностью лет.

— Конечно, необходимости сканировать все подряд нет. Например, документы по личному составу считаются документами временного хранения, таких у нас миллион. Но, с другой стороны, эти документы имеют и историческую ценность. Вот сейчас, к примеру, пора списывать и утилизировать документы по личному составу военного периода. Но у архивистов не поднимается рука это сделать. Это документы 30-40-х годов: списки рабочих, их личные дела, зарплатные ведомости — важные свидетельства того времени.

— То есть лишние площади у архива не появятся?

— Напротив, рано или поздно возникнет вопрос увеличения существующих. Сейчас у нас есть резерв в здании на Свердловском проспекте. Запаса площадей там при условии использования мобильных стеллажей хватит лет на семь-восемь. Потом, наверное, придется задумываться и о четвертом здании. Бумажные документы будем хранить в полном объеме и после их оцифровки.